Analista de procesos de negocio / redactor técnico

Título - Analista de Procesos de Negocio / Redactor Técnico
Cliente - NOAA
Ubicación - Remota
Duración - contrato de 1 año

Responsabilidades clave

Asistencia a las reuniones y recopilación de información

• Asistir hasta cuatro o cinco reuniones virtuales por semana con los equipos administrativos de NOAA OAR y hasta tres o cuatro por semana con el personal de desarrollo de portales.
• Acudir a cada sesión preparado con una agenda estructurada y preguntas abiertas específicas, en lugar de asistir de forma pasiva.
• Recoger las actas de las reuniones, decisiones y acciones de acción, y emitirlas en un día laborable.
• Mantener un registro de acciones en curso con propietarios y fechas de vencimiento nombradas, conciliadas en cada sesión siguiente.

Compilación y formato de los SOP

• Compilar flujos de trabajo administrativos en procedimientos operativos estándar claros y precisos, adecuados para ser transferidos a desarrolladores.
• Aplicar una única plantilla estandarizada a todos los equipos para que la biblioteca SOP sea consistente desde el primer documento hasta el último.
• Devolver los borradores al equipo propietario para su validación, adjudicar comentarios y gestionar el control de versiones y los registros de cambios.
• Entregar los SOP iterativamente a medida que los equipos los completan y ensamblar un paquete final consolidado al final del proyecto.

Documentación de requisitos del portal

• Descomponer SOPs validados en declaraciones de requisitos discretas y comprobables escritas para programadores, no para administradores.
• Asignar a cada requisito un identificador único, una referencia de fuente, una prioridad y un criterio de aceptación.
• Mapear los flujos de trabajo de los usuarios a las capacidades del sistema de tickets, incluyendo roles, tipos de solicitudes, reglas de enrutamiento, transiciones de estado, aprobaciones, notificaciones y gestión de excepciones.
• Mantener la trazabilidad completa desde la sección SOP hasta la capacidad de requerimientos y portal, y gestionar la línea base de requisitos mediante un proceso de cambio registrado.

Coordinación entre equipos

• Identificar dónde los equipos administrativos gestionan la misma función de forma diferente y registrar cada discrepancia con ambas variantes y la razón de ser detrás de ellas.
• Convocar a los líderes de equipo afectados y promover la reconciliación a nivel de trabajo, escalando solo cuando los equipos no puedan ponerse de acuerdo — y escalando con opciones y una recomendación, no una cuestión abierta.
• Comunicar proactivamente los cambios en la documentación aprobada a los responsables de equipo afectados para mantener la alineación en lugar de restaurarse periódicamente.

Coordinación de Desarrolladores de Portal

• Servir como el único canal interpretativo entre la intención administrativa y la configuración del sistema.
• Responder a las preguntas del desarrollador en un día laborable y proporcionar una respuesta sustantiva o una sesión de trabajo programada en un plazo de tres.
• Cuando una restricción técnica hace que un flujo de trabajo documentado sea inconstruible, se debe devolver al propietario del proceso con la restricción y una alternativa propuesta.
• Entregar datos de flujo de trabajo y configuración en la estructura que el equipo de desarrollo ha acordado consumir.

Desarrollo de Instrucciones del Usuario

• Escribir instrucciones paso a paso para el portal del usuario final organizadas por la tarea que el usuario intenta realizar en lugar de por la estructura del menú del sistema.
• Validar las instrucciones recorriendo los pasos documentados en el sistema construido antes de la liberación.

Gestión de entregables y calidad

• Elaborar resúmenes semanales de reuniones e informes mensuales de estado en una cadencia fija.
• Realizar una comprobación documentada de calidad para verificar la precisión, claridad, completitud y conformidad con la plantilla antes de cada envío.
• Hacer seguimiento e informar de riesgos, bloqueadores y revisiones estancadas antes de que pongan en riesgo el calendario.

Cualificaciones requeridas

• Licenciatura en Inglés, Comunicaciones, Sistemas de Información, Administración de Empresas o un campo relacionado. La experiencia adicional directamente relevante puede sustituir al título.
• Cinco (5) o más años de experiencia profesional en redacción técnica, análisis de negocio, documentación de procesos o desarrollo de requisitos.
• Experiencia demostrada en la elaboración de Procedimientos Operativos Estándar, documentación de procesos o de flujos de trabajo para una audiencia organizacional.
• Experiencia demostrada traduciendo procesos empresariales o administrativos en requisitos de sistema para un equipo de desarrollo.
• Experiencia facilitando sesiones de trabajo y obteniendo detalles del proceso de expertos en la materia que no son profesionales de la documentación.
• Experiencia coordinando a través de los límites organizativos y resolviendo definiciones de procesos contradictorios entre grupos.
• Dominio avanzado de Microsoft Word, incluyendo plantillas, estilos y control de versiones, además de dominio práctico de Microsoft Excel.
• Dominio de plataformas de reuniones virtuales como Microsoft Teams, Zoom o Google Meet, y de repositorios de documentos compartidos como SharePoint o Google Drive.
• Inglés escrito excepcional, con la capacidad de producir documentos que requieren una edición mínima antes de la entrega al cliente.
• Autorización de trabajo en EE. UU. y la capacidad de aprobar la incorporación estándar de contratistas federales.
• Internet fiable de alta velocidad y una oficina en casa adecuada. Este puesto es completamente remoto y no se proporciona equipamiento gubernamental.

Cualificaciones Preferidas

• Experiencia previa apoyando a la NOAA, el Departamento de Comercio u otra agencia federal.
• Experiencia documentando requisitos para una plataforma de tickets, solicitudes de servicio, ITSM o flujo de trabajo como ServiceNow, Jira Service Management, Salesforce Service Cloud, Remedy o Zendesk.
• Experiencia en servicios compartidos, consolidación administrativa o iniciativas de mejora de procesos empresariales.
• Familiaridad con las prácticas de trazabilidad de requisitos y las herramientas de gestión de requisitos.
• Experiencia en la elaboración de materiales de formación para usuarios finales, guías de referencia rápida o ayudas laborales.
• Conocimiento práctico de notación de mapeo de procesos como BPMN, diagramas de línea de natación o modelado de flujos de trabajo basado en Visio.
• Certificación como CBAP, CCBA, PMI-PBA o una credencial de redacción técnica.
• Experiencia trabajando bajo un sistema de gestión de calidad ISO 9001.