Responsabilidades clave

• Planifica y coordina la logística de reuniones, conferencias, eventos de divulgación y exposiciones a gran escala.
  
  
• Gestionar la selección del lugar, contratos, señalización, catering, internet y necesidades de equipamiento.
  
  
• Coordina las invitaciones, el seguimiento de la asistencia y las plataformas de registro de eventos (por ejemplo, Eventbrite).
  
  
• El público investigador debe preparar a la dirección y al personal de la NSF para la participación en eventos.
  
  
• Proporcionar soporte en eventos in situ, incluyendo preparación, coordinación y desglose.
  
  

• Diseñar y gestionar stands de estilo expo y activaciones de exposiciones para conferencias nacionales y eventos de divulgación.
  
  
• Coordinar el diseño de exposiciones, la integración tecnológica y las relaciones con proveedores.
  
  
• Gestiona los kits de exposición, incluyendo equipos, señalización, exposiciones, monitores y materiales promocionales.
  
  
• Supervisa la logística de envíos, incluyendo la entrega directa al lugar, el almacenamiento en almacén y los envíos de devolución.
  
  
• Mantén un inventario de materiales de divulgación y activos para eventos.
  
  

• Coordina los requisitos de seguridad del recinto y la logística del evento.
  
  
• Gestiona las relaciones con los proveedores, incluyendo organizadores de ferias, proveedores de envíos y vendedores de exposiciones.
  
  
• Supervisa la instalación, desmontaje y gestión de eventos in situ para garantizar un funcionamiento fluido.
  
  
• Ofrece recomendaciones sobre formatos de eventos como sesiones de networking, sesiones de grupos y actividades en la expo.
  
  
• Asegurarse de que los eventos cumplan con los estándares federales de accesibilidad, incluida la Sección 508.
  
  

• Coordina las invitaciones a ponentes y los procesos de inscripción en eventos.
  
  
• Recopila y gestiona biografías de ponentes, fotos de perfil y materiales para presentaciones.
  
  
• Prepara ponentes y moderadores con agendas, logística y sesiones de ensayo antes de los eventos.
  
  

• Elabora encuestas posteriores al evento e informes posteriores a la acción.
  
  
• Mantener la documentación de los eventos y el seguimiento logístico.
  
  
• Proporcionar actualizaciones semanales sobre el estado y participar en reuniones de planificación.
  
  

Cualificaciones requeridas

• Mínimo 7 años de experiencia profesional gestionando conferencias, ferias comerciales o eventos de gran envergadura.
  
  
• Experiencia gestionando exposiciones en exposiciones y activaciones de divulgación.
  
  
• Experiencia coordinando logística de eventos, gestión de proveedores y operaciones de envío.
  
  
• Experiencia gestionando grandes equipos y proyectos complejos de eventos.
  
  

Habilidades requeridas

• Competencia experta con Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  
  
• Competencia experta con Adobe Creative Cloud
  
  
• Fuerte Habilidades en gestión de eventos y coordinación de proyectos
  
  
• Experiencia trabajando con Vendedores de ferias comerciales y empresas de exposiciones
  
  
• Gestión de expertos Logística de eventos, envíos e sistemas de inventario
  
  
• Experiencia con Herramientas de gestión de proyectos y sistemas de gestión de activos
  
  
• Fuerte Comunicación con los grupos de interés y habilidades de atención al cliente
  
  
• Familiaridad con normas federales de accesibilidad (Sección 508)