Responsabilidades clave

• Planifica y coordina la logística de reuniones, conferencias, ferias comerciales y eventos de divulgación.
  
  
• Gestiona la logística del recinto, incluyendo contratos, señalización, catering, internet, necesidades eléctricas y alquiler de equipos.
  
  
• Coordina invitaciones, seguimiento de asistentes y gestión de RSVP.
  
  
• Organiza los materiales del evento, incluyendo recursos educativos, materiales de divulgación y recursos para exposiciones.
  
  
• Proporcionar montaje de eventos in situ, desmontaje y apoyo logístico.
  
  

• Diseñar, coordinar y gestionar stands de exposiciones y activaciones de exposiciones.
  
  
• Supervisa el diseño de exposiciones, la configuración tecnológica y la coordinación de proveedores.
  
  
• Gestiona el inventario de materiales para eventos y kits de exposición.
  
  
• Coordinar el envío de materiales hacia y desde los lugares del evento.
  
  
• Trabajar con organizadores y proveedores de ferias comerciales para asegurar la exitosa implementación de los eventos.
  
  

• Coordinar la logística de envíos, incluyendo entrega avanzada en almacén, envío directo al lugar y logística de devoluciones.
  
  
• Gestionar el equipo del evento, incluyendo señalización, exposiciones, monitores, proyectores y materiales para los stands.
  
  
• Asegúrese de que todos los eventos cumplan con los requisitos federales de accesibilidad, incluida la Sección 508.
  
  
• Coordina los requisitos de seguridad con los recintos y los lugares de eventos.
  
  
• Ofrece recomendaciones de formatos de eventos como sesiones de networking, mesas redondas, exposiciones o sesiones paralelas.
  
  

• Gestionar las invitaciones a conferenciantes y las plataformas de registro de eventos (por ejemplo, Eventbrite).
  
  
• Recopila biografías de ponentes, fotos de presentación e información sobre las sesiones de la sesión.
  
  
• Coordinar la preparación de los ponentes, incluyendo agendas, logística y sesiones de ensayo.
  
  

• Desarrollar e distribuir encuestas de eventos e informes de desempeño.
  
  
• Mantener la documentación del evento e informes posteriores a la acción.
  
  
• Proporcionar actualizaciones semanales sobre el estado y participar en reuniones de planificación.
  
  

Cualificaciones requeridas

• Mínimo 5 años de experiencia coordinando eventos, conferencias o ferias comerciales a gran escala.
  
  
• Experiencia gestionando exposiciones de estilo expo y eventos de divulgación.
  
  
• Experiencia coordinando la logística de eventos, proveedores y operaciones de envío.
  
  

Habilidades requeridas

• Competencia experta con Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  
  
• Competencia experta con Adobe Creative Cloud
  
  
• Fuerte Habilidades en planificación de eventos y gestión de proyectos
  
  
• Experiencia en gestión ferias comerciales, conferencias y eventos a gran escala
  
  
• Experiencia coordinando Logística de envío, inventario y exposiciones
  
  
• Excelente Comunicación con los grupos de interés y habilidades de atención al cliente
  
  
• Capacidad de gestión múltiples eventos simultáneamente en entornos de ritmo acelerado
  
  
• Familiaridad con requisitos federales de accesibilidad (Sección 508)